Coroczne przygotowanie budżetu w firmie brzmi jak nudna papierologia, prawda? Większość przedsiębiorców myśli tak samo. A potem zastanawiają się, dlaczego w grudniu brakuje pieniędzy na premie, albo dlaczego bank odmówił kredytu. Jeśli prowadzisz działalność i jeszcze nie masz budżetu, to jak jazda samochodem z zawiązanymi oczami. Może dotrzesz do celu, ale prawdopodobnie narobisz szkód po drodze.

Co konkretnie daje ci budżet?

Przestań myśleć o budżecie jak o zbiorze tabel w Excelu. To narzędzie, które pokazuje, czy Twój biznes ma sens. 

Po pierwsze, widzisz problemy, zanim staną się kryzysem. Kiedy w marcu planujesz, że w lipcu będziesz potrzebować 50 tysięcy na nowy sprzęt, masz czas znaleźć pieniądze. Bez budżetu dowiadujesz się o tym w czerwcu.

Po drugie, łatwiej podejmujesz decyzje. Klient prosi o rabat? Sprawdzasz budżet i wiesz, czy możesz sobie na to pozwolić. Pracownik chce podwyżki? Nie musisz zgadywać – masz liczby. 

Po trzecie, bank traktuje Cię poważnie. Bez budżetu jesteś małą firemką, która „jakoś sobie radzi”. Z budżetem jesteś przedsiębiorcą, który planuje rozwój.

Dlaczego nie robisz budżetu? (I dlaczego te wymówki nie działają)

Wiele firm, które nie musi przygotowywać budżetu (bo np. nie potrzebują tego akcjonariusze) pomija ten kluczowy element zarządzania finansami. W biznesowych kuluarach często słychać, że to strata czasu.

„Nie mam czasu” – przygotowanie prostego budżetu zajmuje kilka godzin w roku. Ile godzin stracisz, zastanawiając się, skąd wziąć pieniądze na ZUS?

„Moja branża jest nieprzewidywalna” – tym bardziej potrzebujesz budżetu. Nikt nie każe Ci trzymać się go na siłę. To plan A, ale przygotuj też plan B na wypadek, gdyby wszystko poszło nie tak.

„Jestem za mały na takie rzeczy” – każda firma, nawet jednoosobowa, ma przychody i wydatki. Budżet to nie jest tylko dla korporacji.

Prawda jest taka: budżetowanie w firmie nie jest skomplikowane. Po prostu nikt Ci nie powiedział, jak to zrobić praktycznie. I oczywiście, w zależności od wielkości firmy: potrzebujesz albo zeszytu, albo Excela, albo wydajnego systemu klasy epm, który wygeneruje raporty, będzie pomocy przy długofalowym planowaniu, a nawet przygotuje skonsolidowane sprawozdanie finansowe. 

Jak zacząć, żeby nie zwariować?

Najprostszy budżet świata ma trzy elementy: ile zarobię, ile wydam, ile zostanie. Zacznij od tego, co już wiesz. Sprawdź, ile zarobiłeś w ostatnim roku i na co wydałeś pieniądze. Podziel to na kategorie: materiały, pensje, czynsz, podatki, reszta.

Teraz pomyśl o przyszłym roku. Chcesz zarobić więcej? O ile? Musisz zatrudnić kogoś nowego? Planujesz większe wydatki? Wpisz wszystko do prostego arkusza. Miesiąc po miesiącu. Nie musisz być perfekcyjny – ważne, żeby zacząć.

Najważniejsza sprawa: sprawdzaj budżet co miesiąc. Porównuj, co planowałeś z tym, co się dzieje naprawdę. Jeśli różnice są duże, popraw prognozy.

Co robić, kiedy plan się nie sprawdza?

Każdy budżet czasem kuleje. To normalne. Najgorsze, co możesz zrobić, to olać sprawę i wrócić do działania na wyczucie. Kiedy widzisz, że coś idzie nie tak, zadaj sobie trzy pytania: dlaczego tak się stało, czy to się powtórzy i co możesz zmienić. Czasem przyczyna jest oczywista – straciłeś klienta, zepsuła się maszyna, wzrosły ceny materiałów. Czasem musisz pogrzebać głębiej. Może przeceniłeś popyt na swoje usługi? Może nie uwzględniłeś sezonowości?

Nie bój się zmieniać budżetu w trakcie roku. Lepiej mieć realny plan na następne miesiące niż trzymać się martwych założeń ze stycznia.