Prowadzenie firmy to konieczność prowadzenia księgowości. Może to być czasochłonne i kosztowne. Tradycyjne biura rachunkowe oferują wsparcie, ale często wymagają dostarczania dokumentów osobiście, dając przy tym ograniczony dostęp do informacji finansowych. Księgowość online to rozwiązanie wprowadzające innowacyjne funkcje ułatwiające zarządzanie finansami i zwiększające efektywność rozliczeń. 

Oto 5 funkcji, których nie znajdziesz w tradycyjnej księgowości, a które mogą znacząco usprawnić prowadzenie Twojego biznesu.

Stały dostęp do danych finansowych

Księgowość online zapewni Ci ciągły dostęp do danych finansowych. Dzięki nowoczesnym platformom możesz na bieżąco monitorować przychód, dochodów i zobowiązania wobec ZUS i US bez względu na miejsce, w którym się znajdujesz. Wystarczy dostęp do internetu, aby zalogować się do systemu i uzyskać szczegółowy wgląd w sytuację finansową firmy. Pozwoli to na szybkie reagowanie na sytuacje i podejmowanie decyzji zgodnych z polityką finansową, którą chcesz prowadzić. 

Co więcej, za pomocą aplikacji mobilnej możesz zarządzać finansami firmy z poziomu smartfona. W każdej chwili masz dostęp do faktur, historii płatności – ułatwi Ci to prowadzenie działalności,  jeżeli pracujesz w terenie lub nie chcesz nosić ze sobą laptopa. 

Elektroniczny obieg dokumentów

W tradycyjnych biurach rachunkowych często konieczne jest dostarczanie faktur, rachunków i innych dokumentów w formie papierowej. Trzeba robić to w czasie, gdy biuro jest otwarte. Księgowa online całkowicie eliminuje ten problem, oferując elektroniczny obieg dokumentów. Możesz przesyłać faktury i pozostałe dokumenty, kiedy tylko chcesz i masz czas – w święto, środku nocy, stojąc w korku w autobusie itp.

Co więcej, księgowość online wykorzystuje technologię OCR pozwalającą na automatyczne odczytywanie treści dokumentów ze zdjęć (skanów). Dzięki temu unikniesz  ręcznego wprowadzania danych. Przyspieszy to pracę i zminimalizuje ryzyko błędów.

Fakturę wystawisz poprzez aplikację, która natychmiast prześle ją do klienta i zaksięguje dokument. A elektroniczne archiwum dokumentów pozwoli Ci na szybkie wyszukanie faktur i innych potrzebnych dokumentów. Znajdziesz interesujący Cię dokument bez konieczności przeszukiwania segregatorów i stosów papierowych wydruków.

Warto też przypomnieć, że dokumenty elektroniczne nigdy się nie gubią, ani nie niszczą, co się czasem zdarza z papierową dokumentacją.

Automatyzacja procesów księgowych

Jednym z największych atutów księgowości online jest możliwość automatyzacji wielu procesów, które w tradycyjnych biurach rachunkowych są realizowane ręcznie. Systemy online samodzielnie księgują faktury, przypominają o terminach płatności czy generują raporty finansowe na żądanie. Dzięki tym rozwiązaniom unikniesz błędów ludzkich i oszczędzisz czas, który możesz przeznaczyć na rozwój swojej firmy.

Automatyzacja w księgowości online obejmuje także możliwość ustawienia powtarzających się czynności. Np. jeśli Twoja firma oferuje usługi abonamentowe albo wystawia cykliczne faktury dla stałych klientów, system może automatycznie generować te dokumenty i wysyłać je w ustalonym terminie. To nie tylko ułatwia prowadzenie biznesu, ale także pomaga w utrzymaniu płynności finansowej.

Nowoczesne oprogramowanie księgowe można zintegrować z systemami CRM i ERP.  Pozwala to na pełne zsynchronizowanie danych pomiędzy różnymi działami firmy – np. logistyka wystawia dokument wydania towaru, co jest sygnałem, aby automatycznie wygenerowała się faktura, która natychmiast jest elektronicznie przesyłana do kontrahenta.

Integracja z systemami bankowymi i platformami sprzedaży

Nowoczesna księgowość online pozwala na pełną integrację z bankowością elektroniczną i systemami typu Baslinker (do automatyzacji sprzedaży np. na Allegro). Integracja z bankiem umożliwi Ci bieżące śledzenie wpływów i wydatków – ułatwi to  zarządzanie płynnością finansową. Systemy mogą generować raporty analizujące strukturę kosztów i przychodów – pozwoli to lepiej zaplanować budżet. 

Dzięki integracji z bankowością internetową możesz także inicjować przelewy bezpośrednio z poziomu systemu księgowego. Nie musisz logować się osobno do banku i ręcznie wprowadzać danych do przelewu – wszystko odbywa się automatycznie.

W przypadku integracji z platformami sprzedażowymi ułatwienia polegają np. na automatycznym wystawieniu faktury w systemie księgowym i przesłaniu jej do klienta, który dokonał zakupu na platformie. 

Dlaczego warto wybrać księgową online?

Księgowość online to nowoczesne rozwiązanie, które zaoszczędzi Twój czas i pozwoli Ci na  lepsze zarządzanie finansami. Funkcje takie jak stały dostęp do danych, automatyzacja procesów, integracja z bankowością i elektroniczny obieg dokumentów sprawiają, że prowadzenie firmy staje się znacznie prostsze. Jeżeli aktualnie korzystasz z tradycyjnej księgowości, rozważ przejście na księgowość online i usprawnij swoją codzienną pracę.